Lebensqualität und Klarheit haben auch mit Selbstorganisation zu tun. Grund genug, sich mit dem Thema einmal genauer zu befassen, damit wir unsere kostbare Zeit bestmöglich investieren.

In Zeiten in denen Festplattenplatz scheinbar im Überfluss vorhanden ist, vergisst man schnell, sich über eine geeignete Ordnung auf dem heimischen Rechner Gedanken zu machen. Fotos, Musik, Rechnungen, Ideen, Bewerbungen und was es noch so alles gibt, werden irgendwie abgelegt und benannt. Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem es unübersichtlich wird. Wir überlegen immer häufiger, wo bestimmte Dokumente abgelegt werden könnten oder viel schlimmer, wir können wichtige Dateien nur mit Mühe wiederfinden.

Eine gute Organisation kostet zunächst Zeit und Energie. Eine Investition die sich allerdings auszahlt. Mit ein paar Überlegungen und ein wenig Routine ist eine sinnvolle digitale Ordnerstruktur ganz einfach. Natürlich gibt es nicht die einzig wahre Ablage, die alle Eventualitäten abdeckt. Aber ein übersichtliches Ablagesystem, das den üblichen Anforderungen genügt, ist machbar. Dieses kann dann jeder an seine ganz persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Vermeiden Sie Extreme

Grundsätzlich kann die Ordnerstruktur in die Tiefe oder in die Breite wachsen. So bevorzugen manche Menschen nur 2 oder 3 Hauptordner in denen sich sämtliche Unterordner und Dateien befinden. In diesem Fall ist die oberste Ebene übersichtlich, aber das war es dann auch schon. Der umkehrte Fall sind 40 und mehr akribisch definierte Hauptordner in denen sich dann jeweils nur ein paar Dokumente befinden.

Struktur schaffen

Optimal sind aus meiner Erfahrung 6 – 10 Ordner auf der obersten Ebene. Das ist auf der einen Seite übersichtlich und bietet andererseits genügend Möglichkeiten zu strukturieren. Versehen Sie am besten noch jede Ordnerbezeichnung mit einer Nummer. Dadurch erhalten Sie Ihre individuelle Sortierung.

Die Anordnung von Dokumenten kann zum Beispiel so aussehen:
0-Ideen
1-Verwalten
2-Finanzen
3-Projekte
4-KnowHow
5-Öffentlich

Für den beruflichen Kontext empfehlen sich weitere Kategorien:
0-Ideen
1-Verwalten
2-Finanzen
3-Projekte
4-Einkauf
5-Vertrieb
6-Personal
7-KnowHow
8-Öffentlich

Was kommt in die einzelnen Ordner?

Ideen – Hier ist Platz für Einfälle, Überlegungen, Gedanken und allerlei Kreatives, was später noch verwendet werden kann.
Verwalten – Diese Kategorie beinhaltet den Schriftverkehr mit Versorgern, Versicherungen und Providern.
Finanzen – Der Name ist Programm. Hier finden Sie Ihre Rechnungen, Anlagen und Kontoinformationen.
Projekte – Alle Unternehmungen die eine Vielzahl an Einzelschritten beinhalten, sind ein Projekt. Sei der nächste Urlaub, ein Hausbau, eine Bewerbung oder der Umzug in eine neue Stadt.
Einkauf – Hier führen Sie Buch über Ihre geschäftlichen Einkäufe und Investitionen.
Vertrieb – Anlaufstelle für Ihre Verkaufsaktivitäten.
Personal – Beherbergt Informationen zu (freien) Mitarbeitern und Angestellten.
KnowHow – Mit der Zeit sammelt sich wertvolles Wissen an, das Sie bei Bedarf abrufen möchten. Hier befindet sich Ihr persönliches Wissensarchiv.
Öffentlich – Oftmals möchte man verschickte Briefe aufbewahren, um ggf. später darauf Bezug zu nehmen. Oder Sie möchten den Überblick behalten, welche Fotos von Ihnen bei flickr online sind.

[pullquote1 quotes=“true“ align=“center“ variation=“orange“ cite=“Benjamin Franklin“]Für jede Minute, die Sie in Organisieren investieren, gewinnen Sie eine Stunde.[/pullquote1]

Vergeben Sie eindeutige Dateinamen

Drücken Sie jeder Datei einen eindeutigen Stempel auf. Damit ist von vornherein klar, was diese Datei beinhaltet. So müssen Sie später nicht jede Datei öffnen, um zu erfahren, was in ihr steht.

Mit dem folgenden Muster ist das ganz einfach: JJJJMMTT-Bezeichnung1-Bezeichnung2.
Beispiel: Sie bekommen eine Rechnung Ihres Mobilfunkanbieters am 2. September 2013. Die Datei heisst dann 20130902-Rechnung-NameDesMobilfunkanbieters. Diese Art der Bezeichnung hat mehrere Vorteile. Sie wissen, wie alt die Rechnung ist und welche Relevanz sie dadurch hat. Durch die achtstellige Zahl am Anfang des Dateinamens lassen sich die Inhalte bequem nach Datum sortieren.

Aufräumen

Im Laufe der Zeit sammeln sich eine Vielzahl von Dokumenten an. Irgendwann hat jede Datei, ihre Daseinsberechtigung verloren. Deswegen heisst es, rechtzeitig ausmisten. Setzen Sie sich am besten zweimal im Jahr ein festen Termin (jeweils eine Stunde), an dem überflüssiges aussortiert wird. Alte Bedienungsanleitungen, eBooks die nicht mehr aktuell sind oder Rechnungen aus dem vorigen Jahrtausend. Anhand der Datumskennung im Dateinamen haben Sie leichtes Spiel.

Tools

Mit den digitalen Helfern ist das so eine Sache. Die Hersteller preisen ihre Tools natürlich als wahre Wundermittel an. Sie wissen schon: Ein Knopfdruck genügt und alles regelt sich (scheinbar) von alleine. Im grauen Alltag sieht das meistens ganz anders aus. Bevor der wundersame Knopfdruck seinen Zauber versprüht, ist in der Regel erst einmal eine Menge Handarbeit zu leisten.

Es gibt natürlich eine Menge an Tools, die den Rechnerinhalt indizieren und verschlagworten, damit Sie hinterher Ihre Dateien schneller finden. Doch sofern sich keine Nationalbibliothek auf ihrer Festplatte befindet oder sie CIO eines Weltkonzerns sind, lässt sich der Organisationsaufwand locker mit den Bordmitteln des jeweiligen Betriebssystems lösen. Eine Suche mit Indizes bietet heutzutage jedes Betriebssystem. Außerdem erhöht jedes weitere Programm die Komplexität, denn die digitalen Helfer müssen verstanden und aktualisiert werden.

Das einzige zusätzliche Tool was ich derzeit in Sachen Organisation benutze, ist Name Mangler, ein Programm, das massenhaft Dateinamen verändern kann. Zum Beispiel wenn ich Fotos nach einem Urlaub einen aussagekräftigen Namen verpassen möchte. So wird aus der kryptischen Bezeichnung „DSC0000001.jpg“ die selbsterklärende Benennung „20130702-Urlaub-Fuerteventura-1.jpg“.

Umsetzung

Hören sich meine Überlegungen für Sie überzeugend an? Dann kommt jetzt der entscheidende Schritt. Wie versehe ich meine Festplatte mit (m)einer neuen Struktur? Das ist in der Regel nicht in 1 bis 2 Stunden getan. Nehmen Sie sich dafür Zeit. Überlegen Sie noch einmal in Ruhe, wie Ihr persönliches Ablagesystem aussehen soll. Beginnen Sie dann nach und nach mit der Umstrukturierung. Nehmen Sie sich am besten bei jeder Sitzung einen Ordner (0-Ideen, 1-Verwalten, usw.) vor. Und ganz wichtig: Sichern Sie Ihre wertvollen Daten vor der Umstrukturierung. Wobei ich gleich bei dem Stichwort für den nächsten Artikel in Sachen Selbstorganisation bin: Wie sichere ich sinnvoll und sicher meine Daten?