Wofür möchte ich meine Zeit investieren und wie schaffe ich es, diese Ziele strukturiert anzugehen? Wer sich mit diesen Fragen schon einmal beschäftigt hat, weiß, dass Zeitmanagement mehr beinhaltet als die Kenntnis von Methoden und Tools.

Ivan Blatter lebt in Basel und hat Soziologie mit Volkswirtschaftslehre sowie juristische Nebenfächern studiert. Nach dem Studium arbeitete er vor allem als Projektleiter im öffentlichen Dienst und in der Privatwirtschaft. Heute hat Ivan Blatter seine Berufung als Trainer und Referent zu Themen rund um die Selbstorganisation gefunden. Er ist Autor von www.blatternet.de einen der grössten und erfolgreichsten Blogs über Zeitmanagement und Arbeitstechniken im deutschsprachigen Raum.

Den Begriff Zeitmanagement verbinden viele Menschen mit Produktivität und Zeitoptimierung. Was verstehen Sie unter Zeitmanagement?

Ein gutes Zeitmanagement ermöglicht, das eigene Potential, das in einem steckt, optimal zur Entfaltung zu bringen. Natürlich hat Zeitmanagement mit Produktivität und Zeitoptimierung zu tun, doch wenn ich keine Energie und keine Ziele habe, wenn ich schlecht organisiert bin, mich nicht entscheiden, nicht fokussieren kann und keinen Durchhaltewillen habe, dann erreiche ich nicht das, wozu ich fähig wäre.

Es geht also nicht darum, den letzten Tropfen aus sich selbst herauszupressen, sondern es geht darum, zu mehr Selbstbestimmung und zur Entfaltung der eigenen Möglichkeiten zu kommen.

Am Wissen um Methoden und Tools scheint es nicht zu mangeln, denn es gibt mittlerweile zahlreiche Bücher und Seminare zu den Themen Selbstorganisation und Zeitmanagement. Was sind aus Ihrer Erfahrung die Hürden, dieses Wissen auch umzusetzen?

Das ist das große Paradox des Zeitmanagement: Wir müssen zuerst Zeit investieren, um dann Zeit sparen zu können. Wir müssen uns jetzt ändern und haben die eigentlichen Vorteile erst morgen. Das ist immer schwierig: Jetzt etwas zu tun – oder eben nicht mehr zu tun -, aber die Vorteile erst morgen zu spüren. Wie beim Sport: Ich muss mich heute mehr bewegen, damit ich mich morgen besser fühle. Oder beim Abnehmen: Ich muss heute auf die Schokolade verzichten, um morgen schlank zu sein. Es geht also um Gewohnheitsänderungen. Die brauchen aber eine gewisse Zeit der Übung und des Trainings. Viele wollen einfach zu viel auf einmal und zu schnelle Ergebnisse. Kommen die dann nicht, geben sie wieder auf.

Die Seminare die ich bislang zum Thema Produktivität besucht habe, orientierten sich stark an Methoden und Tools. Also welches Werkzeug benötige ich, um meine Arbeit möglichst elegant zu erledigen. Ist es nicht erst einmal viel wichtiger, die Perspektive zu ändern und sich zu fragen, was will und muss ich überhaupt machen?

Ganz genau! In meinem Anti-Zeitmanagement geht es in den beiden Basisprinzipien genau um solche Themen: Im Prinzip „Tank aufüllen“ geht es zuerst mal darum, die Energie hochzuhalten, so dass ich über den ganzen Tag gut, motiviert und fokussiert arbeiten kann. Dann geht es im Prinzip „Sich selbst verpflichten“ um die eigenen Commitments. Welche ist man eingegangen – bewusst oder unbewusst? Welche will man eigentlich nicht mehr und welche will man wirklich? Erst dann kommen die Fragen der Arbeitsorganisation, der Methoden und der Tools.

Wie wichtig sind eigene Ziele und Werte? Also die eher philosophische Frage: Wofür wollen wir unsere Zeit nutzen?

Das muss die Basis sein. Die Antworten auf diese Fragen sind sozusagen die Wurzeln. Ohne gute und starke Wurzeln kann kein Baum wachsen. Ohne Ziele, ohne Werte und ohne Wertbewusstsein ist ein gutes Zeitmanagement schwierig.

Im Berufsleben ist eine geordnete Projektarbeit eher die Regel. Also definierte Ziele, Termine sowie genehmigte Budgets. Im Privatleben scheint dieser Transfer oft nicht zu gelingen. Was sind aus Ihrer Sicht die Gründe dafür?

Wir erleben uns im Berufsleben häufig als fremdbestimmt. Ziele, Termine und Budgets werden uns vorgegeben. Oft können wir nicht zu 100% dahinter stehen. Es ist „halt nur ein Job“ und wir arrangieren uns.

Deshalb haben wir ein falsches Bild von Zielen. Wir sagen dann: „In meiner Freizeit brauche ich nicht auch noch Ziele, Termine und Budgets. Hier will ich tun, auf was ich Lust habe.“ In Tat und Wahrheit sind wir dann aber auch wieder fremdgesteuert. Wir tun mal dieses, dann mal jenes und lassen uns treiben.

Ich glaube aber, dass nur ein bewusstes Leben zu einem glücklichen Leben führt. Dazu gehört auch zu wissen, was man wirklich will und was nicht. Vielleicht müssen wir nicht ganz so formal oder sogar formalisitsch vorgehen wie im Berufsleben, doch die Frage „Was will ich wirklich?“ sollte uns auch in der Freizeit bewegen.

Wenn die Aufgaben immer zahlreicher werden, helfen wahrscheinlich die besten Methoden und Tools wenig. Sehr häufig geht es wahrscheinlich erst einmal darum, für sich das richtige Maß zu fnden. Wie viele Aufgaben lassen sich in der Regel am Tag konzentriert erledigen?

Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Zunächst ist nach der Flughöhe zu fragen: Für den einen ist „Steuererklärung ausfüllen“ eine Aufgabe, für den anderen ein Projekt mit 10 Unteraufgaben. Dann gibt es Aufgaben, die viel anspruchsvoller sind, bei denen ich mich also viel mehr konzentrieren muss. Solche Aufgaben schaffe ich nicht so viele an einem Tag wie andere, leichte, routinierte Aufgaben.

Wie wichtig sind aus Ihrer Sicht individuelle Lösungen, also Lösungen die sich an den eigenen Bedarf anpassen lassen?

Individuelle Lösungen können gar nicht wichtig genug sein. Es gibt keine allgemeine Lösung, die auf alle passt. Es gibt nur eine Lösung, die für Sie passt. Aber vielleicht nicht für mich. Die große Kunst in meiner Arbeit besteht darin, meine Kunden zu ihrer eigenen Lösung zu führen – und die ist ziemlich sicher anders als meine.

Jeder von uns hat andere Vorlieben, andere Gewohnheiten, ist ein anderer Typ und hat eine andere Geschichte. Deshalb kann es nur generelle Prinzipien für alle geben, aber keine einheitliche Lösung.

Anforderungen, Aufgaben und Wünsche unterliegen dem ständigen Wandel. Aus diesem Grund sind ToDo Listen keine statische Angelegenheit. Welche Hilfestellungen empfehlen Sie in Bezug auf Change Management?

Gerade im Wandel ist es entscheidend, die wichtigsten Aufgaben immer im Blick zu haben. Und was sind die wichtigsten Aufgaben? Diejenigen, die mich zu meinem langfristigen Ziel bringen. Auch im Alltag und besonders bei ständigen Veränderungen sollte wir uns an dieser Frage orientieren: Bringt mich das, was ich im Moment tue, meinem wichtigsten Ziel näher? Dazu braucht es eine gute Übersicht, was genau zu tun ist – besonders in stürmischen Zeiten.

Die Vielzahl an privaten und beruflichen Projekten stellt für mich die größte Herausforderung dar. Welche Tools und Methoden empfehlen Sie, um den Überblick über die eigenen Vorhaben zu behalten?

Grundsätzlich empfehle ich, die einfachsten Tools und Methoden einzusetzen. Je komplizierter es wird, desto mehr Zeit frisst es und desto eher geben wir auf. Konkret: Haben Sie wenige Aufgaben zu erledigen bzw. können Sie Ihren Tag weitgehend selbst gestalten, dann nutzen Sie die Aufgabenliste nur als Gedächtnisstütze für die Aufgaben, die Sie sonst vergessen. Sie lassen sich ständig von der Frage leiten: „Bringt mich das, was ich genau jetzt tue, meinem wichtigsten Ziel näher?“

Sind Sie eher visuell veranlagt und/oder haben ständig mittelmäßig viele Aufgaben (25-50) zu erledigen, dann nutzen Sie „Master Your Workday Now“ oder „Do It Tomorrow“. Beide Systeme arbeiten mit einem engen Planungszeitraum und überschaubaren Aufgabenlisten.

Sind Sie sehr strukturiert und/oder haben ständig sehr viele Aufgaben (>50-100) zu bewältigen, dann ist „Getting Things Done“ (GTD) light für Sie. „Light“ heißt: Lernen Sie aus dem Internet die wichtigsten Grundsätze von GTD und setzen Sie sie um. Kümmern Sie sich nicht um die Details. Falls Sie die später wissen müssen, können Sie GTD immer noch weiter erlernen.

Wie haben Sie für sich das Thema Zeitmanagement entdeckt?

Schon im Gymnasium und dann später an der Uni habe ich mich auch dafür interessiert, wie ich am Schnellsten und Besten lernen kann. Damals habe ich mich mit Lerntechniken, Mnemotechniken, MindMapping usw. beschäftigt. Im Arbeitsleben haben mich die „Fragen dahinter“ weiter begleitet: Wie kann ich mich optimal organisieren? Wie kann ich mein Potential umsetzen? Damals habe ich dann angefangen, Bücher rund um Zeitmanagement und Arbeitsorganisation zu verschlingen.

Woran denken Sie bei den Worten von Voltaire? „Wir sind verantwortlich für das, was wir tun, aber auch für das, was wir nicht tun.“

Jede Entscheidung FÜR etwas, ist gleichzeitig auch immer eine Entscheidung GEGEN viele andere Dinge. Das beginnt schon bei der simplen Frage: Was soll ich als nächstes tun? Meine Antwort auf diese Frage schließt ganz viele andere Möglichkeiten aus, die ich vielleicht eher hätte wählen sollen. Die Ökonomen sprechen in diesem Zusammenhang auch von Opportunitätskosten: Habe ich ein leerstehendes Zimmer in meinen Büroräumlichkeiten kostet mich das ja nicht mehr Miete. Aber es entstehen trotzdem Kosten – eben die Opportunitätskosten -, nämlich die entgangenen Mieteinnahmen. Das trifft natürlich nicht nur bei finanziellen Kategorien zu, sondern bei jeder Entscheidung.

Was ist Ihnen im Leben wichtig?

Mir ist wichtig, in Einklang mit meinen Werten zu leben, meine selbstgewählten Ziele verfolgen zu können und das zu erreichen, wozu ich fähig bin. Alles andere – von beruflichen Entscheidungen über private Entscheidungen bis hin zur Wahl des Hobbys – leitet sich davon ab. Nicht vom Job, sondern von meinen Werten, meinen Zielen und meinem Potential.

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